Polityka prywatności KIRIALI s.r.o.

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez KIRIALI s.r.o. w związku z korzystaniem z serwisu https://virezapoland.com oraz usług doradczych, sesji konsultingowych, audytów strategicznych i pakietów doradczych. Dokument ma na celu zapewnienie przejrzystych informacji o tym, jakie dane zbieramy, w jakich celach je wykorzystujemy, komu możemy je przekazywać oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Korzystając z naszych usług online, w tym z funkcjonalności rezerwacji terminów, zamawiania audytów, przeglądania ofert w sekcjach Usługi, Ekspertyza, Cennik, Rezerwacja, Sesje, Audyt, Pakiety oraz kontaktu poprzez stronę Kontakt, akceptujesz zasady opisane w niniejszej Polityce prywatności, w Polityce plików cookie oraz w Regulaminie świadczenia usług.

2. Informacje, które gromadzimy

Zakres zbieranych informacji zależy od sposobu, w jaki korzystasz z serwisu virezapoland.com oraz naszych usług doradczych. Gromadzimy zarówno dane osobowe identyfikujące konkretną osobę, jak i dane o charakterze technicznym lub statystycznym.

2.1. Dane przekazywane bezpośrednio przez Ciebie

Możemy gromadzić następujące kategorie danych, gdy wypełniasz formularze, dokonujesz rezerwacji lub kontaktujesz się z nami:

• dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, branża;
• dane kontaktowe, w tym adres e-mail służbowy lub prywatny, numer telefonu, adres korespondencyjny;
• informacje związane z zapytaniem lub projektem doradczym, np. opis wyzwania biznesowego, obszar konsultacji, skala projektu;
• dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych, takie jak NIP, dane firmy, adres siedziby (w przypadku klientów biznesowych);
• preferencje dotyczące komunikacji, np. zgody na komunikację marketingową lub wybór kanału kontaktu;
• dane związane z uczestnictwem w sesjach lub audytach, np. terminy, wybrany rodzaj usługi, historia rezerwacji.

2.2. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania z serwisu

Podczas korzystania z virezapoland.com automatycznie gromadzone są dane techniczne dotyczące Twojej wizyty w celach analitycznych, bezpieczeństwa oraz optymalizacji działania serwisu, w tym:

• adres IP urządzenia, z którego łączysz się z naszym serwisem;
• typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, ustawienia językowe;
• data i godzina wizyty, czas spędzony na poszczególnych podstronach, źródło wejścia (np. wyszukiwarka, odnośnik zewnętrzny);
• dane dotyczące interakcji z serwisem, w tym kliknięcia, przewijanie, użyte funkcje wyszukiwania i filtrowania;
• identyfikatory plików cookie i podobnych technologii, stosowane przez nas lub naszych zaufanych partnerów analitycznych.

2.3. Dane pochodzące od podmiotów trzecich

W uzasadnionych przypadkach możemy uzupełniać posiadane dane informacjami otrzymanymi od zaufanych partnerów biznesowych (np. dostawców systemów płatności, narzędzi do planowania spotkań lub platform marketingowych), w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy i zawarte umowy powierzenia.

3. Jak wykorzystujemy informacje

Zgromadzone dane przetwarzamy wyłącznie w jasno określonych, zgodnych z prawem celach związanych z prowadzeniem działalności doradczej i obsługą serwisu virezapoland.com. W szczególności wykorzystujemy dane w celu:

• umożliwienia korzystania z kluczowych funkcji serwisu, w tym przeglądania oferty w sekcjach Usługi, Ekspertyza, Cennik oraz szczegółowych opisów sesji, audytów i pakietów;
• obsługi procesu rezerwacji terminów sesji i audytów za pośrednictwem strony Rezerwacja, w tym potwierdzeń, zmian i odwołań spotkań;
• przygotowania i realizacji usług doradczych, w tym komunikacji przed, w trakcie i po zakończeniu projektu konsultingowego;
• obsługi zapytań kierowanych przez formularz Kontakt lub inne kanały komunikacji, w tym udzielania odpowiedzi i przedstawiania ofert;
• przetwarzania płatności oraz realizacji obowiązków księgowo-podatkowych wynikających z zawartych umów;
• personalizacji treści serwisu oraz rekomendacji usług, tak aby lepiej odpowiadały one Twoim potrzebom i profilowi działalności;
• prowadzenia analiz statystycznych i badań efektywności serwisu, usprawniania nawigacji, funkcji wyszukiwania oraz procesów związanych z rezerwacją i obsługą klientów;
• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, wykrywania nadużyć, prób nieuprawnionego dostępu oraz ochrony przed atakami;
• prowadzenia działań marketingowych i komunikacji biznesowej (w tym newsletterów, informacji o nowych usługach, sesjach czy pakietach), o ile wyraziłeś na to dobrowolną zgodę lub istnieje inna podstawa prawna;
• wypełniania obowiązków prawnych ciążących na KIRIALI s.r.o. oraz dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych przez KIRIALI s.r.o. odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). W zależności od konkretnego celu przetwarzania, opieramy się na następujących podstawach prawnych:

• niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem – dotyczy to w szczególności przetwarzania danych niezbędnych do realizacji usług doradczych, przygotowania oferty, obsługi rezerwacji i płatności;
• wypełnienie obowiązku prawnego – w zakresie wynikającym z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych regulacji nakładających na nas obowiązek przechowywania określonych danych;
• prawnie uzasadniony interes administratora – obejmujący m.in. prowadzenie analiz biznesowych, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami, jak również komunikację z obecnymi klientami w sprawach związanych z ich projektami doradczymi;
• Twoja dobrowolna zgoda – w szczególności na przesyłanie komunikatów marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, stosowanie niektórych narzędzi analitycznych i reklamowych opartych na plikach cookie oraz prezentowanie spersonalizowanych treści.

W sytuacjach, w których przetwarzanie danych opiera się na Twojej zgodzie, masz prawo w każdej chwili ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

5. Pliki cookie i podobne technologie

Serwis virezapoland.com wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie śledzące w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy komfortu korzystania, prowadzenia analiz statystycznych oraz, w niektórych przypadkach, prezentowania treści dopasowanych do zainteresowań użytkowników.

5.1. Rodzaje stosowanych plików cookie

• niezbędne pliki cookie – umożliwiające korzystanie z podstawowych funkcji serwisu, takich jak nawigacja, logika formularzy oraz proces rezerwacji usług w sekcji Rezerwacja;
• funkcjonalne pliki cookie – zapamiętujące wybrane ustawienia i preferencje (np. język, ostatnio odwiedzane sekcje usług), aby ułatwić kolejne wizyty;
• analityczne i statystyczne pliki cookie – pomagające nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu (np. które podstrony, takie jak Usługi lub Cennik, są najczęściej odwiedzane), co pozwala optymalizować strukturę i zawartość strony;
• marketingowe i reklamowe pliki cookie – wykorzystywane, jeśli wyrazisz na to zgodę, do prezentowania spersonalizowanych treści i komunikatów marketingowych dotyczących naszych sesji, audytów i pakietów.

5.2. Zarządzanie zgodami i ustawieniami cookie

Podczas pierwszej wizyty w serwisie prezentowany jest baner informujący o stosowaniu plików cookie, umożliwiający akceptację wszystkich lub dostosowanie ustawień. Możesz w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące plików cookie za pomocą narzędzi dostępnych w przeglądarce lub dedykowanych ustawień wyświetlanych w naszym serwisie.

Szczegółowe informacje na temat stosowanych plików cookie i sposobów zarządzania nimi znajdziesz w odrębnej Polityce plików cookie.

6. Udostępnianie i ujawnianie danych

KIRIALI s.r.o. nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim. Dane mogą być jednak ujawniane w ograniczonym zakresie wyłącznie zaufanym partnerom i podmiotom przetwarzającym, w celu realizacji określonych funkcji biznesowych i technicznych.

6.1. Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu

Możemy powierzać przetwarzanie danych osobowych podmiotom zewnętrznym, takim jak:

• dostawcy infrastruktury IT, hostingu i rozwiązań chmurowych, zapewniający bezpieczne przechowywanie danych serwisu;
• dostawcy narzędzi do planowania sesji, audytów i spotkań online wykorzystywanych na stronie Rezerwacja oraz w obszarze Sesje;
• operatorzy płatności oraz instytucje finansowe wspierające rozliczenia za usługi doradcze;
• dostawcy usług analitycznych i marketingowych, jeśli wyraziłeś stosowne zgody na przetwarzanie danych w tych celach;
• biura rachunkowe, kancelarie prawne i inni doradcy zewnętrzni wspierający nas w wypełnianiu obowiązków prawnych i ochronie naszych praw.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie zawartych z nami umów i zgodnie z naszymi instrukcjami, przy zastosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa.

6.2. Udostępnianie danych ze względów prawnych

W szczególnych przypadkach możemy być zobowiązani do ujawnienia danych właściwym organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w szczególności w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy lub na mocy prawomocnych orzeczeń i decyzji.

6.3. Przekazywanie danych w ramach zmian organizacyjnych

W przypadku reorganizacji, połączenia, przejęcia lub innej formy przekształcenia działalności KIRIALI s.r.o., dane osobowe mogą zostać przekazane nowemu podmiotowi kontynuującemu działalność, z zachowaniem obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.

7. Środki bezpieczeństwa danych

Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem. W celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją stosujemy kombinację środków organizacyjnych, technicznych i fizycznych, dostosowanych do charakteru przetwarzanych informacji oraz poziomu ryzyka.

W szczególności:

• stosujemy szyfrowanie transmisji danych (np. protokół HTTPS) w trakcie korzystania z serwisu virezapoland.com;
• zapewniamy kontrolę dostępu do systemów i baz danych, ograniczając go wyłącznie do osób oraz podmiotów, dla których jest to niezbędne do wykonywania powierzonych zadań;
• wdrażamy procedury tworzenia kopii zapasowych oraz testowania ciągłości działania, aby minimalizować ryzyko utraty danych;
• regularnie aktualizujemy oprogramowanie i infrastrukturę IT, aby ograniczyć podatności na zagrożenia bezpieczeństwa;
• szkolimy współpracowników i partnerów w zakresie ochrony danych osobowych oraz standardów poufności obowiązujących w projektach doradczych.

Mimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, żaden system nie jest całkowicie odporny na zagrożenia. W przypadku wystąpienia incydentu naruszenia ochrony danych podejmujemy działania przewidziane w przepisach prawa, w tym obowiązek poinformowania właściwego organu nadzorczego oraz, tam gdzie to wymagane, osób, których dane dotyczą.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre z narzędzi i dostawców usług wspierających funkcjonowanie serwisu virezapoland.com oraz realizację usług doradczych mogą mieć siedzibę lub przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

W szczególności możemy opierać się na:

• decyzjach Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w danym państwie trzecim;
• standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską, uzupełnionych, w razie potrzeby, dodatkowymi środkami technicznymi i organizacyjnymi;
• innych mechanizmach zgodnych z RODO, zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Informacje o aktualnych odbiorcach danych znajdujących się poza EOG oraz stosowanych zabezpieczeniach możesz uzyskać, kontaktując się z nami zgodnie z danymi podanymi w sekcji Dane kontaktowe.

9. Twoje prawa i wybory

Osobom, których dane dotyczą, przysługują określone prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych przez KIRIALI s.r.o.. Realizujemy te prawa zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy zachowaniu należytej staranności oraz zasad bezpieczeństwa.

W szczególności masz prawo do:

• dostępu do swoich danych – w tym uzyskania informacji o tym, jakie dane przetwarzamy oraz kopii tych danych;
• sprostowania danych – jeśli uznasz, że posiadane przez nas informacje są nieaktualne lub nieprawidłowe;
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych przez przepisy, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy wycofasz zgodę na ich przetwarzanie;
• ograniczenia przetwarzania – np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu wobec ich przetwarzania;
• przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi tam, gdzie przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym profilowania, a także w dowolnym momencie wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na jej podstawie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi – do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza obowiązujące przepisy.

W celu skorzystania ze swoich praw możesz skontaktować się z nami w sposób opisany w sekcji Dane kontaktowe. Weryfikujemy tożsamość osób zgłaszających żądania, aby chronić dane przed nieuprawnionym ujawnieniem.

10. Prywatność dzieci

Usługi świadczone przez KIRIALI s.r.o. oraz serwis virezapoland.com są skierowane do osób pełnoletnich, reprezentantów klientów biznesowych oraz profesjonalistów poszukujących wsparcia doradczego. Nie kierujemy naszej oferty do dzieci ani osób poniżej obowiązującego wieku uprawniającego do samodzielnego wyrażenia zgody na przetwarzanie danych zgodnie z właściwymi przepisami.

Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci. Jeżeli dowiemy się, że przypadkowo zgromadziliśmy dane osoby niepełnoletniej bez zgody jej opiekuna prawnego, podejmiemy odpowiednie działania w celu niezwłocznego usunięcia tych informacji. Jeśli uważasz, że dziecko mogło przekazać nam swoje dane, skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji Dane kontaktowe.

11. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa lub uzasadniony interes KIRIALI s.r.o..

W szczególności:

• dane związane z realizacją usług doradczych, sesji, audytów i pakietów przechowujemy przez czas trwania współpracy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z zawartej umowy;
• dane wykorzystywane do celów księgowo-podatkowych przechowujemy przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa;
• dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym w celach marketingowych, przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania;
• dane techniczne i analityczne związane z korzystaniem z serwisu przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów analitycznych i bezpieczeństwa, zgodnie z polityką retencji naszych narzędzi i systemów.

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane, anonimizowane lub archiwizowane w sposób uniemożliwiający ich dalsze wykorzystywanie do pierwotnych celów, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy.

12. Dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu virezapoland.com jest KIRIALI s.r.o..

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, realizacją Twoich praw lub wątpliwościami dotyczącymi niniejszej Polityki prywatności możesz skontaktować się z nami, korzystając z następujących kanałów:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt;
• poprzez dane kontaktowe wskazane w sekcji informacyjnej serwisu oraz w materiałach umownych dotyczących konkretnego projektu doradczego.

Podczas kontaktu prosimy o możliwie precyzyjne opisanie zgłoszenia, co pozwoli nam na szybką i skuteczną odpowiedź, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa oraz poufności.

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w przepisach prawa, stosowanych technologiach lub ofercie usług. Zaktualizowana wersja będzie publikowana na stronie https://virezapoland.com/privacy-policy/, z odpowiednią datą wejścia w życie.